Staat ook jouw organisatie voor de uitdaging om meer grip te krijgen op datakwaliteit en uniforme datadefinities? Maar lijkt starten met master data management (MDM) een immens, duur en traag traject? Door groot te denken en klein te beginnen, kan iedere organisatie met MDM toewerken naar één versie van de waarheid. In dit blog vertelt Data Advisor Martijn Muilwijk hoe je dit doet.
Vrijwel iedere organisatie loopt er al langer tegenaan: de behoefte aan een hoge datakwaliteit en data-uniformiteit. “Vaak zie je dat bedrijven daarom ooit gestart zijn met een business intelligence-oplossing als eerste technische stap, meestal geïnitieerd vanuit de ERP- of Finance-hoek. Daar is op doorgebouwd, waarbij shortcuts zijn genomen ten aanzien van organisatie-brede definities en het beheren daarvan. Inmiddels blijkt dat niet meer voldoende”, zegt Martijn. “Zeker nu organisaties te maken hebben met enorme, groeiende hoeveelheden data en beter snappen wat datagedreven werken hen oplevert, neemt de urgentie toe om wendbaar en toekomstbestendig te zijn. Daarvoor moet eerst je fundament solide zijn. En dat moet, net als AI, een topic zijn dat in de boardroom besproken wordt.”
Omvang van master data management: beren op de weg
Voor het solide fundament komt een aanpak en investering in master data management in beeld als oplossing, uiteraard samen met master data governance. Maar: de uitdaging ligt in de omvang en complexiteit van het echt goed neerzetten van MDM en de tijd die het kost om het te implementeren. Vaak is er onzekerheid over de inrichting en hoe je MDM goed tot wasdom brengt, en vrees voor significante kosten.
“Organisaties zien vaak grote beren op de weg, waardoor ze óf half aan de slag gaan met MDM óf helemaal niet. Maar de cost of doing nothing is echt te groot”, zegt Martijn. “Wanneer je niks doet, verwatert de kwaliteit en betrouwbaarheid van alle data-analyses en – inzichten snel. Denk bijvoorbeeld aan een fundamentele keuze als B2B-organisatie, waar het de focus op de juiste klanten betreft. Investeer je wel de schaarse middelen in de juiste klantenset? Daarnaast: iedereen probeert op dit moment de waarde van de ChatGPT’s te beoordelen. Maar zonder betrouwbare data is de kans dat zo’n AI-model gaat hallucineren een stuk groter. Wil je daar dan je beslissingen op baseren?”
Functioneel eigenaarschap van master data management
Klein beginnen met een duidelijk einddoel voor ogen is waar het volgens Martijn om draait. “Bedenk eerst waar je MDM gaat beleggen. Wat je ziet, is dat master data management snel voelt als een technisch project. Een valkuil is dat het een IT-feestje wordt. Het is een strategisch topic dat de gehele organisatie aangaat”, legt Martijn uit. Hij adviseert om het functioneel eigenaarschap minimaal neer te leggen op C-levelniveau, met als startpunt een businessunit. “Bijvoorbeeld op de commerciële afdeling, of de logistieke afdeling. Het hangt af van je bedrijf, de omvang en je doelstellingen. Niet elke organisatie heeft de juiste omvang voor een eigen Chief Data Officer als mandaathouder. IT moet vervolgens ondersteunend en faciliterend zijn.”
Businesscase voor master data management
Heb je het eigenaarschap helder, dan kun je starten op een plek waar snelle stappen mogelijk zijn. Martijn benadrukt het belang van communicatie met het C-level om acute pijnpunten in de organisatie te identificeren en te kwantificeren. “Kwantificeer bijvoorbeeld aan de kostenkant. Identificeer business- en value cases die motiveren om blijvend met MDM aan de slag te gaan. Zou bijvoorbeeld het productinformatiesysteem in de organisatie leidend moeten zijn qua data? Is het commerciële apparaat nu lang en veel bezig met het bouwen van een 360-graden klantbeeld, het golden record? Begin dan daar. Het is een kwestie van het laaghangende fruit plukken om beweging te creëren.”
Overstappen naar een master data management-oplossing
Martijn adviseert om een timebox van enkele weken te definiëren, waarin je deze eerste stap zet. “Integreer dit in je dagelijkse manier van werken en evalueer na twee maanden de waarde. Je zult zien dat het werken op basis van data een stap in de goede richting heeft gemaakt.” Voor wat betreft technologie hoef je niet eens direct zwaar te investeren, stelt hij gerust. “Wellicht kun je een bestaande applicatie tijdelijk gebruiken als basis. Maar wees je dan wel bewust van het feit dat je ergens gedurende de reis wel moet overstappen naar een solide MDM-oplossing, en dat deze overstap ook geld kost. Kortom: op basis van groot denken en klein beginnen is het prima mogelijk een businesscase te bouwen die aantoont wanneer welke investering gerechtvaardigd is.”
Master data management: lange termijntraject
De sleutel tot succes in de beginfase en daarna is wendbaarheid. Martijn moedigt organisaties aan om te investeren in schaalbare technologie en te begrijpen dat master data management een lange termijntraject is dat uit kleine stapjes bestaat. “Blijkt de eerste stap toch ingewikkelder dan je dacht, of zie je amper resultaten? Dat hoort er soms bij, dat is niet erg. Master data management is een reis. Ben je begonnen, dan vergt het vervolgens ritme en gestage vooruitgang naar het uiteindelijke doel: één continue betrouwbare versie van de definities.”
Data omzetten naar echte waarde
Eenmaal op weg is het cruciaal om de eindgebruiker niet uit het oog te verliezen. “MDM moet integraal onderdeel worden van de dagelijkse werkwijze. Dit bereik je door integratie met de applicaties van businessusers, waarbij de voordelen voor de eindgebruiker centraal staan. Als de tools van jouw marketeer bijvoorbeeld niet geïntegreerd zijn met het MDM-platform, kun je er zeker van zijn dat diegene blijft werken zoals hij deed. Betrek dus altijd de eindgebruiker in de frontlinie”, aldus Martijn. “De werkvloer is immers de plek waar je data kunt omzetten naar echte waarde.”
Zelf aan de slag met master data management?
Wil jouw organisatie ook aan de slag met Master Data Management om je datakwaliteit naar het volgende niveau te tillen? We snappen dat het groots voelt en helpen je graag verder op weg. We nodigen je daarom uit voor onze workshop Master Data Management in a day. Hierin laten we je zien wat er binnen jouw organisatie mogelijk is op het gebied van master data management en begeleiden we je bij het ontwikkelen van een stevige business case voor jouw MDM-initiatief. Samen definiëren we een teamsamenstelling en roadmap waarmee jouw organisatie de volgende stappen naar datavolwassenheid kan zetten.
