Het belang van Master Data Management
In veel bedrijven speelt anno 2024 de behoefte aan meer grip op datakwaliteit en uniforme datadefinities. Dat is immers van vitaal belang voor betere besluitvorming, naleving van regelgeving, een concurrentievoordeel en efficiënte bedrijfsprocessen. Master data management is een methode die de uniformiteit, nauwkeurigheid, het eigendom en consistentie van de data in een organisatie garandeert. Het is een samenwerking tussen IT en businessunits die data daar brengt waar ze echt waarde kan brengen: op de werkvloer.
Wat is een master data management roadmap?
Maar voordat die concrete waarde in zicht komt, is het opstellen van een master data management roadmap raadzaam. Hierin bepaal je globaal koers naar het gewenste eindpunt. “Globaal, omdat je wel wendbaar moet blijven. Je wilt in twee jaar tijd bijvoorbeeld richting het noorden, maar waar precies in het noorden zal gaandeweg blijken”, stelt Macaw’s Data Advisor Martijn Muilwijk. “Een roadmap bij MDM is belangrijk, omdat het niet om een eenmalig project gaat: MDM moet gaan groeien, je kunt dat niet in één keer uitrollen. Een wendbare roadmap helpt je om een snel lerende aanpak neer te zetten, maar ook om de organisatie mee te krijgen en draagvlak te creëren. Gebruik de roadmap dus ook als communicatiemiddel om gebruikers aan boord te krijgen en te houden.”
Stappen voor het opstellen van een roadmap voor MDM
Het opstellen van een master data management roadmap bestaat uit verschillende stappen:
Stap 1: Huidige situatie beoordelen en behoeften analyseren
Martijn adviseert deze stap uit twee elementen te laten bestaan. “Enerzijds: begin bij het onderzoeken van je businesspijn. Van welk probleem denk of hoop jij dat MDM het gaat oplossen”, zegt hij. Een (data) quality assessmentsessie met het C-level kan hierbij uitkomst bieden. “Maar ga ook praktisch te werk: zoek zo snel mogelijk een passende usecase, want anders blijft het bij praten en theorie en kom je niet van wal.”
Stap 2: Doelstellingen en scope vaststellen
“Borduur in deze stap voort op stap 1. Kijk organisatiebreed waar je heen wilt en waarmee je snelle impact kunt behalen, zonder al te grote stappen te hoeven maken. Begin bij het zichtbaar maken van het laaghangende fruit”, zegt Martijn. “Formuleer op basis van die bevindingen een tastbare usecase. Maak het geen IT-feestje: de doelstellingen en scope bij master data management gaan de hele organisatie aan, niet alleen op technisch vlak maar juist ook pragmatisch en strategisch.”
Stap 3: Resources bepalen
Bij het vaststellen van de resources in de master data management roadmap waarschuwt Martijn voor een bekende valkuil: alleen de financiële investering bekijken en de verborgen kanten over het hoofd zien. “MDM is een investering in je hele organisatie. Kijk dus ook vooral goed naar interne resources. Hoeveel tijd hebben jullie om te starten met MDM, maar ook om het in leven te houden? Hebben jullie de juiste rollen in huis, zoals een data officer en data stewards? Welke externe resources zijn eventueel nodig? Welke rollen vanuit de business zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de diverse datapunten? En welke applicaties moet je aanpassen en integreren met MDM, wie gaat dat doen? De resource-identificatie is van groot belang voor het succes later. Maak een impact-analyse in de hele keten, van integratie tot kwaliteit en de vraag hoe je het in leven gaat houden op de lange termijn.”
Stap 4: Risico’s identificeren
Onderzoek vervolgens waar de risico’s voor jullie als organisatie liggen. “Vaak vergeten bedrijven om het ownership goed te beleggen. Dat moet enerzijds bij IT liggen, en anderzijds ook bij de businessunits zelf”, adviseert Martijn in de eerste plaats. “Maar kijk ook naar de menselijke kant van de impact die MDM heeft op de huidige applicaties en werkwijze. Als iemand er ineens een hele data-gerelateerde taak bij krijgt waarin hij niet thuis is, kost dat tijd en werkplezier. Zo strandt je MDM vanzelf ergens. Maak bij het identificeren van risico’s dus altijd een goede 360 graden-analyse van je data, processen, technologie én mensen. Dat hoeft niet groots en meeslepend, als je maar alle assen bewust bekijkt.”
Stap 5: Planning
Zoals eerder beschreven, is een wendbare planning belangrijk bij een master data management roadmap. Martijn: “MDM hangt samen met veel andere projecten in businessunits. Neem het overal meteen mee, geef het een plek in de planning en maak er voldoende middelen en mensen voor vrij. Start snel die eenvoudige usecase op, maar plan ook dat daarna een log onderdeel aan de beurt is. Je moet namelijk op korte termijn ook door een zure appel heen bijten. Alleen de snelle, makkelijke stukken oppakken levert op latere termijn alsnog problemen op. Kies dus voor een gebalanceerd programmamanagement, en hou ook die planning wendbaar.”
Stap 6: Testen en experimenteren
Volgens Martijn kun je veel leren van je usecase met laag risico en heb je daar profijt van bij het implementeren van MDM. “Experimenteren en testen is een belangrijke stap. Is je proof of value een succes? Heb je helder welke waarde je eruit hebt gehaald en zien mensen op de werkvloer dat ook zo? Dan kun je door naar de laatste stap in je master data management roadmap.”
Stap 7: Implementatie en uitvoering
Voor het implementeren en uitvoeren van master data management heeft Martijn enkele praktische tips. “Zoals gezegd heeft ownership en sturing een essentiële rol in het uiteindelijke succes van je implementatie en uitvoering. Maar neem ook vooral adoptie meteen mee in je implementatielijn. Alleen als je samen met de juiste mensen aan MDM werkt, krijg je een seeing is believing-effect. Medewerkers zien wat het oplevert, worden enthousiast van de beweging die ontstaat”, vertelt hij. “En, ook erg belangrijk: leer in de cruciale eerste fase van je MDM-project van een ervaren partner. Een goed begin is van levensbelang voor de resultaten die MDM je kan brengen.”
Master data management roadmap opstellen met Macaw
Wil je ook van start met master data management maar kun je wel wat advies en ondersteuning gebruiken? Begin laagdrempelig met onze MDM-workshop: hierin gaan we het liefst aan de slag met een echte case, jouw eigen dataset. Mocht je nog niet beschikken over een bruikbare dataset dan is dat geen probleem. Dat ontdek je tijdens deze workshop. Daarnaast delen we succesverhalen van onze bestaande klanten die aan de slag gingen met master data management. Liever eerst je vragen kwijt of kennismaken? Neem vrijblijvend contact met ons op. Bij Macaw zijn we gek op uitdagingen: we denken graag met je mee!
