Net nu de werkende wereld gewend is geraakt aan thuiskantoren en videoconferenties, kondigt zich een nieuw alternatief voor het kantoor aan: de metaverse. Of de virtuele ruimtes top of flop zijn, valt nog te bezien. Maar managers moeten hun personeel wel warm maken voor nieuwe technologieën. Nieuwsgierigheid en een open houding richting trends zijn immers basisvoorwaarden voor de toekomst van de hybride werkplek.
Waar de helden en heldinnen van de sciencefictionserie ‘Star Trek’ zich op het holodeck onderdompelden in realistische simulaties en interacteren in fictieve ruimtes, is de huidige werkwereld nog ver verwijderd van dergelijke hologrammen. Al geeft de metaverse wel een glimp prijs van hoe samenwerken er in de toekomst uit zou kunnen zien. In plaats van een holodeck hebben werknemers een VR-bril nodig om elkaar als avatars in interactieve 3D-ruimten te ontmoeten. Deze ruimtes kunnen overigens van alles zijn: een ruimteschip, koffiesalon, onbewoond eiland, vergaderzaal of kantoor.
Samen nieuwe technologieën ontdekken
Ook al staat de metaverse nog in de kinderschoenen, managers kunnen hun medewerkers wel al voorbereiden op de omgang met nieuwe technologieën die een virtuele wereld mogelijk maakt. Niemand kan immers verwachten dat het hele personeel zonder voorbereiding aan boord gaat van de ‘Enterprise’. Of dat mensen überhaupt bereid zijn om aan boord te gaan. Om in de toekomst gebruik te kunnen maken van nieuwe communicatievormen – of het nu de metaverse is of andere trends – moeten bedrijven en hun werknemers zich leren openstellen voor nieuwe technologieën. Managers en directies hebben hierbij een belangrijke voorbeeldfunctie en kunnen hun teams ondersteunen bij het overwinnen van blokkades.
Het metaverse voorbeeld omvat verschillende technologieën die veel mensen waarschijnlijk nog nooit hebben uitgeprobeerd. De basistechnologie voor het simuleren van echte omgevingen is virtual reality. Toegang tot deze digitale wereld vormen zowel VR-headsets als VR-handschoenen. Bedrijven kunnen deze op VR gebaseerde wearables al gebruiken – zonder metaverse. Werknemers kunnen zodoende al technische kennis opdoen en leren hoe ze VR-oplossingen moeten gebruiken.
Naast de benodigde VR- en AR-oplossingen komen in de metaverse diverse technologieën aan bod. Denk aan: 5G, AI (Artificial Intelligence), IoE (Internet of Everything), cybersecurity en digitale samenwerkingstools zoals Microsoft Teams of Zoom. Bedrijven die zich al met al deze onderwerpen bezighouden en hun personeel ook de kans geven om ze te ervaren hebben een voorsprong. Ze zullen minder moeite hoeven te doen om – als het zover is – in de metaverse te springen en kunnen beter of verantwoorder omgaan met de toepassingen van de genoemde technologieën.
Verlangen naar innovatie en nabijheid
Waarom is er überhaupt zo’n hype over dit onderwerp ontstaan? De grote aandacht voor nieuwe digitale vormen van communicatie komt niet alleen voort uit het verlangen naar innovatie, maar ook uit het verlangen naar nabijheid in een gedecentraliseerde werkwereld. Tot nu toe kwam geen enkele technologie zelfs maar in de buurt van het dichten van de ruimtelijke kloof die bestaat tussen bedrijven, werknemers en klanten. Noch e-mail, noch telefoon, noch videovergaderingen kunnen het feit compenseren dat iedereen uiteindelijk alleen voor zijn scherm zit. Tijdens de COVID-19 pandemie hadden bedrijven en werknemers geen andere keuze. Nu lijden veel gebruikers echter onder de nadelen van virtuele samenwerking, omdat het een essentieel onderdeel van de non-verbale communicatie verhindert: blikken, lichaamstaal of een bepaalde toon worden digitaal niet goed overgebracht. En dat terwijl ze belangrijke boodschappen doorgeven en de basis vormen voor empathie en vertrouwen. Daarnaast stimuleren ze het gevoel bij een groep te horen. Het verlangen naar fysieke aanwezigheid drijft veel werknemers terug naar kantoor. Maar niet allemaal en niet elke dag.
Het moge duidelijk zijn dat we ontdekt hebben dat ‘fysieke’ communicatie een essentieel onderdeel vormt en moet blijven. En dat we moeten onderzoeken of er tussen de fysieke en de huidige digitale samenwerkingsvormen nog een effectieve tussenvorm mogelijk is. Fysieke communicatie alleen – 5 dagen per week naar je werk reizen – past niet meer in het huidige tijdsbeeld. Daarom heeft de werkwereld dringend behoefte aan een hybride vorm van samenwerking die volop ruimte biedt aan relevante fysieke communicatie.
Er wordt niet verwacht dat de metaverse de waarde van fysieke aanwezigheid kan vervangen. Daarvoor zijn de fundamenten van succesvol teamwerk veel te belangrijk: menselijke empathie, lichaamstaal, face-to-face uitwisselingen en tussen de regels door lezen. Ze kunnen door geen enkele technologie ter wereld worden vervangen; althans nog niet. Maar de metaverse zou in de toekomst een communicatiekanaal kunnen vormen waarbij teams als avatars dichter bij elkaar komen. Het kan een deeloplossing zijn om in te spelen op het tekort aan geschoolde werknemers. De AI-avatar ligt om de hoek en daarnaast – maar dat is inherent aan digitaal werken – verruimt het de mogelijkheden van bedrijven op de arbeidsmarkt, omdat een locatie minder relevant is. Immers, de echte werkplek is onbelangrijk wanneer het team elkaar in virtuele ruimtes ontmoet. De virtuele wereld is een antwoord op het vraagstuk van de fysieke aanwezigheid op kantoor. Hoewel het klassieke kantoor voor veel bedrijven identiteitsvormend, representatief en quasi onvervangbaar is, denken sommige werknemers daar heel anders over. Zij willen flexibiliteit in de keuze van hun werkplek. Dit is een generatie-issue, waarbij iedere generatie ‘eigen’ digitale voorkeuren heeft ontwikkeld. Het opzetten van een bedrijfseigen metaverse zou hier een goed compromis kunnen zijn. Het is een opvallende reclame voor de innovatiekracht van het bedrijf, vervult de wens tot flexibel werken en zal een aantrekkingskracht hebben op de jongste generatie werknemers.
Alle generaties in het ruimteschip meenemen
Of het nu gaat om metaverse of een andere trend, het is aan managers om hun personeel te motiveren nieuwe technologieën uit te proberen, en daarvoor de juiste omgeving te creëren. Een bijzondere uitdaging in dit experiment is om alle generaties mee te nemen. Een digital native communiceert anders in een bedrijf dan een millennial of zelfs een babyboomer. Telefoon, e-mail, chat, videogesprek – de veelheid aan kanalen kan verwarrend zijn wanneer werknemers van alle leeftijden geacht worden ideeën uit te wisselen en zich daarbij op hun gemak te voelen. In deze context dient het management voor oriëntatie te zorgen. Managers moeten realiseren dat er voortdurend nieuwe vormen van communicatie ontstaan, en dat werknemers verschillende technologische voorkeuren hebben. Ze hebben een duidende taak hoe verschillende (digitale) communicatie naast elkaar wordt gebruikt voor verschillende generaties medewerkers, zonder een generatie ‘kwijt’ te raken. Een serieuze uitdaging. Want naast het bieden van communicatiemogelijkheden en vrijheid draait het ook om homogeniteit, binding en effectiviteit.
Agile communicatiefilosofie voor hybride werkomgevingen
Ondanks, of juist vanwege deze diversiteit, zijn regels en governance noodzakelijk voor effectieve communicatie. Het management moet het kader bepalen en een duidelijke visie hebben op fysieke en virtuele samenwerking. Dit omvat het bepalen over welke onderwerpen medewerkers moeten communiceren en via welke platforms. De filosofie moet echter wendbaar genoeg zijn zodat het bedrijf snel kan inspelen op nieuwe trends. Maar wees voorzichtig: niet elke nieuwe technologie is geschikt voor uw eigen doeleinden.
Flexibiliteit en nieuwsgierigheid zijn welkom, maar overhaaste acties – alleen om trendsetter te zijn – zijn uit den boze en kunnen zelfs contraproductief zijn. Managers moeten veeleer de doelen voor ogen houden die ze met nieuwe technologieën nastreven. De constante vergelijking tussen de feitelijke situatie en de strategie wordt een routinetaak om op koers te blijven.
New Work, zoals de naam al aangeeft, markeert een paradigmaverschuiving in de samenwerking. In deze context hebben bedrijven een lange takenlijst die afgewerkt moet worden. Daarbij hoort een grote bereidheid om te experimenteren, maar ook de moed – om als iets niet werkt – er de plug uit te trekken. De term New Work laat alle mogelijkheden open: Het belangrijkste is nieuw. Het kompas voor deze reis naar het nieuwe technologische universum zijn echter de mensen en hun behoeften. Elke nieuwe vorm van communicatie moet er rekening mee houden dat vertrouwen, empathie en groepslidmaatschap de voorwaarden zijn voor succesvolle samenwerking en een passende uitwisseling mogelijk maken.
