Een slimme Power BI adoptiestrategie
Jouw organisatie heeft gekozen voor Power BI of staat aan de vooravond ervan. Die keuze maakt een organisatie niet zomaar; er zijn hoge verwachtingen van de waarde die de tool kan leveren. Uit onderzoek van Gartner blijkt echter dat minder dan 30% van de potentiële gebruikers daadwerkelijk gebruik maakt van de aangeboden BI omgeving. Hoe dat komt? Gebruikers hebben niet genoeg kennis van de tool of zien er het nut niet van in. Wij zien dit regelmatig terug bij onze klanten. Trap dus niet in dezelfde valkuilen als iedereen en maak een succesvolle start met Power BI met deze drie tips.
Tip 1: Power BI is awesome!
Mensen zijn gewoontedieren. Ze houden van regelmaat en nieuwe dingen uitproberen maakt onzeker. Vooral wanneer je niet weet wat het oplevert. Wees je ervan bewust dat werken met Power BI voor veel medewerkers die eigenlijk alleen Excel gewend zijn, voor de nodige spanning kan zorgen. Laat hen inzien wat het hun brengt. Zorg ervoor dat ze weten wat ze ermee kunnen, maar vooral hoe het hun werk makkelijker, leuker en interessanter gaat maken. Wijs ‘Power BI-champions’ aan, collega’s die de waarde van het product kennen, weten hoe het werkt en dit actief kunnen overdragen aan collega’s. Bereid showcases voor die laten zien hoe elke medewerker verschil kan maken met Power BI. Bied bovendien ‘Power BI-labs’ aan, hands-on sessies waarin nieuwe gebruikers genoeg tijd krijgen om te oefenen. Niemand kan er dan nog omheen: Power BI is awesome!
Tip 2: Alles voor een goede start binnen handbereik
Als met alles is de eerste indruk bepalend. Je wilt dat de eerste ervaringen positief zijn. Laat niets aan het toeval over en zorg dat medewerkers die voor het eerst met Power BI aan de slag gaan alles binnen handbereik hebben. Zorg dat de nieuwste versie van de tool op de computers van je medewerkers geïnstalleerd staat, zodat ze meteen van start kunnen. Maak de data waarmee gewerkt moet worden beschikbaar in hapklare brokken. Bied trainingsprogramma’s afgestemd op de behoefte en het niveau van de gebruiker. Alles om de eerste ervaring zo plezierig mogelijk te laten verlopen. Een goed adoptieprogramma is de sleutel voor een succesvolle start met Power BI.
Tip 3: Integreer Power BI in je processen
Medewerkers zijn prima in staat zelf inzichten uit data te halen met Power BI. Dan is het des te frustrerender voor hen om te merken dat ze die inzichten niet om kunnen zetten in concrete acties omdat de organisatie daar niet op is ingericht. Het gevolg is dat medewerkers oude programma’s blijven gebruiken, omdat die processen wél goed ingericht zijn. Denk daarom op voorhand na over de processen en zorg dat Power BI hier optimaal in geïntegreerd is. Verdiep je in de processen die medewerkers op dit moment gebruiken. Probeer hierbij vooral vanuit de medewerker te denken; hoe werken zij en hoe ondersteund Power BI hier het best bij? Is Power BI eenmaal onderdeel van je processen en zijn je medewerkers helemaal overtuigd van deze werkwijze? Zorg er dan ook voor dat de oude processen niet meer werken en voorkom schaduw IT.
Om Power BI te laten slagen is aandacht en zorg voor adoptie noodzakelijk. Door een positieve sfeer neer te zetten, alle benodigdheden aan te bieden voor een goede start en integratie in bedrijfsprocessen af te dwingen, zorg je ervoor dat Power BI omarmd wordt in jouw organisatie.
