Na de coronaperiode vinden veel ondernemingen dat medewerkers de ruimte moeten krijgen om deels vanuit huis te werken. De redenen daarvoor zijn evident, maar die werkwijze heeft nog niet geresulteerd in een consistent werkplan; de één wil op woensdag thuiswerken, de ander op donderdag; de één drie dagen, de ander twee. Teams willen ook in wisselende samenstelling samenwerken, en om het moeilijk te maken, zijn er vaak ook cross-functionele teams met leden van verschillende afdelingen, die ook afspraken moeten maken wanneer ze wel en niet samenkomen. De directie worstelt nu vaak met de puzzel van vierkante meters en werkplekken; hoeveel is er per dag nodig?
Voldoende spontane ontmoetingen
Ook wil een bedrijf voldoende spontane ontmoetingen faciliteren, betoogt Marco van Gelder, Senior Consultant bij Veldhoen + Company. Hij begeleidt al vele jaren organisaties met vraagstukken over werkplekken en werkindeling. Ook doet hij aan de Universiteit van Tilburg onderzoek naar deze onderwerpen. “Die ontmoetingen zijn namelijk erg goed voor de sociale cohesie.”
Technologie helpt de werkplek te ondersteunen. Ook ligt de rol van de manager in de toekomst veel meer op de verbinding. Vooruitstrevende organisaties brengen de sociale netwerken in kaart. Dat wil zeggen: de informele organisatie. Technologie kan die veel nauwkeuriger in kaart brengen. Wat we zien is dat in de pandemie die groepen veel kleiner werden en clusterden. Het is dus belangrijk om de ideeënstroom in de organisatie op gang te houden.
Gaat AI daarbij helpen? Marco: “AI gaat in ieder geval mensen bij elkaar brengen die elkaar anders bij de koffieautomaat zouden ontmoeten. Of denk aan buitenlandse collega’s die aan dezelfde projecten werken; zij vinden elkaar niet altijd. Technologie helpt om contact te leggen.”
Workplace innovation is meer dan een koffieapparaat
Ook het gebruik van de vierkante meters staat ter discussie. Hoe moeten die ingericht worden? Vroeger wilden bedrijven prestigieuze kantoren, om indruk te maken op klanten en potentiële werknemers. Nu verhuizen ze naar compleet andere plekken, omdat mensen maar één of twee keer per week langskomen. Een mooi koffiezetapparaat haalt personeel niet over de streep. Je moet nadenken over waarom mensen bij elkaar komen. Vanuit die relevantie richt je je kantoor in. Innovatie moet je organiseren, die ontstaat niet zomaar.
Goede workplace innovation vereist een doordachte en gestructureerde aanpak. Deze stappen kunnen helpen bij het realiseren ervan:
- Begrijp de behoeften en uitdagingen: Verkrijg inzicht in de huidige werkomgeving en identificeer de specifieke behoeften en uitdagingen van de organisatie en haar werknemers. Dit kan worden bereikt door middel van enquêtes, interviews, focusgroepen en het verzamelen van feedback.
- Stel een visie en strategie op: Definieer een duidelijke visie voor workplace innovation die aansluit bij de doelstellingen en waarden van de organisatie.
- Creëer een cultuur van betrokkenheid: Betrek werknemers bij het proces van workplace innovation. Moedig open communicatie aan, creëer een omgeving waarin ideeën en feedback worden gewaardeerd, en stimuleer actieve deelname van werknemers bij het nadenken over en implementeren van veranderingen.
- Flexibele werkomgeving: Richt de fysieke en digitale werkomgeving in op een manier die flexibiliteit en samenwerking ondersteunt. Overweeg de implementatie van flexibele werkplekken, ruimtes voor informele samenwerking, technologieën voor digitale samenwerking en toegang tot relevante informatie en tools.
- Technologie en digitale tools: Identificeer en implementeer geschikte technologieën en digitale tools die de communicatie, samenwerking en kennisdeling ondersteunen. Denk aan projectmanagementsoftware, digitale communicatieplatforms, intranets en samenwerkingshulpmiddelen.
- Bevorder autonomie en verantwoordelijkheid: Geef werknemers meer autonomie en verantwoordelijkheid over hun werk. Moedig besluitvorming op lager niveau aan, geef werknemers ruimte om hun ideeën en expertise in te brengen, en zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden en doelstellingen.
- Verandermanagement: Zorg voor een effectief verandermanagementproces om weerstand tegen verandering te minimaliseren en een soepele overgang te bevorderen. Communiceer duidelijk over de veranderingen, bied ondersteuning en training aan werknemers en zorg voor betrokkenheid van alle belanghebbenden.
- Monitor en pas aan: Blijf de voortgang van workplace innovation monitoren en verzamel feedback van werknemers. Pas de strategie en benadering indien nodig aan op basis van nieuwe inzichten en veranderende behoeften.
Het bewerkstelligen van workplace innovation is een continu proces dat aandacht en inzet vereist. Iedere organisatie is immers uniek en de aanpak van workplace innovation moet dan ook worden afgestemd op de doelstellingen van de organisatie.
Meer weten?
Meer weten?In deze podcast verkent onze host, Harry Boers (Digital Strategist, Macaw) met Marco van Gelder (Consultant, Veldhoen + Company) en William Vroegindeweij (Employee experience-expert, Macaw) meer mogelijkheden van workplace innovation.
Of download ons whitepaper “Zo creëer je een fantastische employee experience“. Hierin lees je hoe technologie een bijdrage levert aan de employee experience, en hoe je personeel niet alleen efficiënt en productief kunt inzetten, maar ook hoe de inzet van tech echte ambassadeurs van hen maakt.
