HR-afdelingen van organisaties streven naar een efficiënt en transparant proces voor functiewaardering, zeker wanneer teams wereldwijd opereren. Bij deze internationale zuivelproducent was er ruimte voor verbetering: het proces was grotendeels handmatig, verspreid over verschillende systemen en miste een centraal overzicht. Door deze situatie ontstonden kansen om de efficiëntie te verhogen, fouten te verminderen en de werkdruk voor HR te verlichten. Met Microsoft Power Platform heeft Macaw een oplossing ontwikkeld die het evaluatieproces versnelt en vereenvoudigt, zodat HR-professionals zich kunnen richten op wat echt telt.
De uitdaging: een gefragmenteerd Job Evaluation proces
Als wereldwijd opererend bedrijf beheert de klant een groot aantal functies, wat betekent dat HR continu nieuwe en bestaande functies moet beoordelen en waarderen. Dit proces – ook wel Job Evaluation Management genoemd – was niet alleen tijdrovend, maar ook inefficiënt en onsamenhangend. Aanvragen kwamen vanuit verschillende hoeken van de wereld, zonder een centraal systeem om deze te beheren. Hierdoor had HR geen overzicht, werden aanvragen dubbel ingediend en was er veel tijd nodig om functiewaarderingen correct af te ronden. Stakeholders hadden geen duidelijk zicht op de status van hun aanvragen, en er werden veel onnodige verzoeken ingediend. Het was duidelijk dat een oplossing nodig was om dit proces te stroomlijnen en te centraliseren.
De weg naar efficiëntie en transparantie
Het doel van de klant was helder: een efficiënt, overzichtelijk en betrouwbaar Job Evaluation proces dat efficiëntie en transparantie bevordert. Eén systeem waarin verschillende belanghebbenden op dezelfde manier en op dezelfde plek konden werken. HR moest de controle over het proces terugkrijgen, waarbij aanvragen eenvoudig konden worden ingediend en beoordeeld, en alle data centraal beschikbaar zou zijn. Dit moest niet alleen zorgen voor een sneller proces, maar ook voor betere nauwkeurigheid en consistentie.
De digitale oplossing: Power Platform in actie
Als reeds vertrouwde partner van de klant werd Macaw ingeschakeld om deze uitdaging aan te pakken. Ons team ontwierp en implementeerde een oplossing gebaseerd op Microsoft Power Platform. Zo ontwikkelden we een reeks applicaties die het functie-evaluatieproces centraliseerden en stroomlijnden, namelijk:
- Canvas app voor HR-aanvragen: HR-businesspartners wereldwijd kunnen eenvoudig nieuwe functieaanvragen indienen via de Canvas app. Dit maakt het proces sneller en eenvoudiger.
- Model-driven app voor evaluatie: Functie-evaluatie-experts binnen HR kunnen aanvragen beoordelen en evalueren met behulp van de Model-driven app, die geavanceerde gegevensbeheer- en beoordelingsfunctionaliteiten biedt.
- Dataverse als centrale database: Alle gegevens worden opgeslagen in Dataverse, een centrale database die wereldwijd toegankelijk is, zodat alle belanghebbenden de meest actuele informatie kunnen raadplegen.
Daarnaast bevatte de oplossing functionaliteiten zoals automatische statusupdates voor HR en management, slimme vergelijkingsmogelijkheden van functies en een geautomatiseerd proces voor gegevensbeheer. Dit zorgde voor een snellere verwerking, minder fouten en een aanzienlijke vermindering van administratieve last voor HR.
Snelle livegang dankzij samenwerking
Een van de belangrijkste succesfactoren van het project was de sterke samenwerking tussen de teams van de klant en Macaw. Ons contactpersoon benadrukt de waarde van de samenwerking met de ontwikkelaars: “Ze waren bereid snel te leren over functiewaardering en leverden daardoor technische oplossingen die perfect aansloten bij onze behoeften. Ik denk dat de developers na dit project inmiddels ook aan de slag kunnen als Job Evaluation Managers.”
Binnen slechts drie maanden werd de tool ontwikkeld en live gezet. Deze snelheid was mogelijk dankzij de korte communicatielijnen, waardoor beslissingen snel konden worden genomen.
Sneller en efficiënter met Power Platform
De tool was direct eenvoudig te gebruiken en de impact van de nieuwe digitale oplossing was meteen merkbaar. HR-medewerkers kunnen nu functiewaarderingen verwerken in de helft van de tijd vergeleken met het oude proces. Dankzij geautomatiseerde workflows en gecentraliseerde data is de tijdswinst aanzienlijk. Er is minder ruis en onduidelijkheid, waardoor het aantal onterechte of dubbele aanvragen drastisch is verminderd.
“Tijdens de meest recente reorganisatie werden 496 functies geëvalueerd door slechts twee FTE’s binnen drie maanden, wat voorheen ondenkbaar zou zijn geweest,” vertelt ons contactpersoon trots.
Macaw: jouw partner in Business Applications
Op zoek naar een ervaren, gedreven en succesvolle partner? Macaw heeft meer dan 30 jaar expertise in de Microsoft-stack, de best gekwalificeerde mensen en uiteenlopende ervaring op het gebied van business apps door ons werk voor klanten als Heineken, Friesland Campina en Tata Steel. Macaw helpt jou om waarde uit het Power Platform te halen en denkt mee van governance tot adoptie. Een keertje sparren? Neem contact op.
