Klaverblad Verzekeringen is een Nederlandse coöperatieve verzekeringsmaatschappij die sinds 1850 bestaat en bij het grote publiek bekend is via de commercials met de zin ‘Als je maar lang genoeg gewoon blijft, word je vanzelf bijzonder’. Om kennis en informatie te delen hebben de werknemers toegang tot een kennisbank met een grote hoeveelheid aan documenten waaronder werkinstructies, handleidingen, beleids- en processtukken. Voor het opslaan en delen hiervan gebuikt de verzekeraar een kennismanagementsysteem dat zijn beste tijd heeft gehad. Naast het feit dat het systeem voor Klaverblad Verzekeringen niet meer voldoet en verouderd is, stopt aan het einde van het jaar ook het beheer en de ondersteuning.
Microsoft-oplossingen
Klaverblad ging op zoek naar een alternatief, en kwam uit bij Macaw, een Microsoft Gold Partner. De wens bestond om over te stappen op Microsoft SharePoint vanwege de goede fit met de al bestaande Microsoft-toepassingen. Omdat Macaw bij talrijke vergelijkbare organisaties SharePoint met succes heeft geïmplementeerd, was de keuze snel gemaakt. Jacomijn Fluks, Manager Project- en Portfoliomanagement bij Klaverblad Verzekeringen, was zelf niet bij de keuze betrokken, maar was in de beginfase wel verantwoordelijk voor het SharePoint-project. Zij kon zich helemaal vinden in de keuze en zegt hierover: “Tien jaar geleden was ik bij mijn vorige werkgever ook betrokken bij de SharePoint-implementatie en heb toen ook met Macaw samengewerkt. Op basis van mijn eerdere ervaring was het dan ook een logische keuze dat Macaw ons ging helpen.”
Samenwerkingsplatform moderniseren
Uiteindelijk is het niet alleen bij Microsoft SharePoint gebleven en koos Klaverblad Verzekeringen op aanraden van Macaw ook voor Microsoft Teams. “Macaw heeft ons hierin uitstekend geadviseerd en begeleid. En hoewel we in eerste instantie terughoudend waren, hebben ze ons overtuigd dat dit een goede aanvulling is en gedemonstreerd wat de voordelen zijn, zoals makkelijk samenwerken en efficiënt communiceren”, aldus Fluks.
Na de keuze voor SharePoint en Macaw is een basisconstructie neergezet en vervolgens zijn drie teams in een pilot-setting met de nieuwe oplossingen gaan werken. Aangezien veel medewerkers nog onbekend zijn met beide oplossingen ging het in eerste instantie om vragen als: Hoe werkt SharePoint nu eigenlijk? Hoe kan ik bestanden delen via Microsoft Teams? En hoe ik kan gelijktijdig in documenten werken?
Toegevoegde waarde
Fluks: “Al snel volgde de conclusie dat samenwerken in Microsoft Teams toegevoegde waarde biedt en dat het een goed advies was van Macaw.” Dat dit geluid ook komt van medewerkers die nog onbekend zijn met de oplossingen en mogelijkheden in Teams en SharePoint is een mooie opsteker. Afdelingen werken veel samen en er worden veel documenten heen en weer gemaild. Het doel is dat dit straks efficiënter gaat verlopen. “Dan is bijvoorbeeld het samenvoegen van meerdere lokaal opgeslagen Excel-sheets hopelijk verleden tijd”, lacht Fluks.
Het communicatie- en samenwerkingsplatform van Microsoft zal een einde maken aan het veelvuldig mailen van documenten, doordat straks gewoon links gedeeld kunnen worden en de informatie voor iedereen altijd hetzelfde is. En SharePoint is een mooie vervanger van de huidige kennisbank.
Uitrol
Klaverblad is momenteel bezig met de uitrol, die eind 2021 voltooid moet zijn. En ondanks dat het wat voeten in de aarde heeft en het soms nog zoeken is, kijkt men uit naar de nieuwe manier van werken en informatie en kennis delen.
Deadline gehaald
“Het team van Macaw heeft ons tot dusverre goed geholpen”, aldus Fluks. “Ze hebben de druk er goed op gehouden waardoor we steeds de noodzakelijke voortgang boekten en de deadline hebben gehaald. We moesten wel aan de bak. Het is niet zo dat je alles uitbesteedt, je moet zelf ook veel doen. Dat is ook prima en er is voldoende ruimte voor advies en hulp. De Macaw-collega’s konden onze vraagstukken, bijvoorbeeld over het behoud en de veiligheid van documenten, goed beantwoorden. Er was bovendien een vraagbaakfunctie beschikbaar. Via het Macaw-kanaal konden we in de chat vragen stellen, die snel werden beantwoord.”
Toekomst
Omdat een goede uitleg en training noodzakelijk zijn voor een succesvolle uitrol naar de rest van de organisatie, gaat Klaverblad dat nu herhalen. Het plan om via het train-de-trainer-principe te werken, is komen te vervallen. “Met 450 werknemers zijn we niet een hele grote organisatie en hebben we niet altijd voldoende capaciteit om zelf een goede training te geven. We hebben er daarom voor gekozen de training door de experts met de kennis van SharePoint en Teams te laten uitvoeren”, aldus Fluks. “Het eerste uur, waarbij het gaat om het Klaverblad-beleid en ‘hoe we willen werken’, verzorgen we zelf intern. Dat zorgt ook voor het benodigde draagvlak bij de introductie van een nieuwe werkwijze. We kijken uit naar het moment dat we allemaal via Teams kunnen samenwerken en communiceren en informatie kunnen delen in SharePoint. De eerste feedback van de pilot-teams is in ieder geval veelbelovend.”
