MBO Amersfoort zet stap naar data-ondersteund onderwijs
Van een wildgroei aan rapportages naar een gestructureerde digitale omgeving die data compleet, betrouwbaar en op tijd beschikbaar stelt voor iedere stakeholder. Dat is de stap die MBO Amersfoort zette met het Data Platform voor het Onderwijs (DPO). Macaw ondersteunde de onderwijsinstelling bij deze transitie naar data-ondersteund onderwijs.
MBO Amersfoort biedt jonge mensen een opstap naar een volwaardige rol in de maatschappij. De onderwijsinstelling vindt het belangrijk om studenten een inspirerende en levendige werk- en leeromgeving te bieden, waarin zij zich kunnen voorbereiden op hun maatschappelijke rol als vakman, werknemer en verantwoordelijke, zelfbewuste burger. Er studeren rond de 8.000 studenten aan bijna 140 verschillende opleidingen bij MBO Amersfoort. De kracht van deze onderwijsinstelling is de kleinschaligheid van de verschillende onderwijslocaties en leerbedrijven. Dit vergroot de betrokkenheid en verbondenheid met studenten en medewerkers.
Wildgroei van meer dan 300 rapportages
In het verleden werkte MBO Amersfoort met een BI-tool. Astrid de Witte, Hoofd Informatie Management bij MBO Amersfoort: “Die tool werd beheerd door één persoon, een BI-specialist, die veel zelf ontwikkelde. Zodra er een vraag binnenkwam, stelde hij zonder aarzelen een rapport op. Dit leidde tot mooie resultaten en bracht daarnaast risico’s met zich mee. Er ontstond een wildgroei aan verschillende rapportages. Op het hoogtepunt waren er meer dan 300. Het beheren van een aantal van deze rapportages was een uitdaging en de vraag bleef groeien. De kennis ten aanzien van de data lag bij één persoon en stakeholders hadden geen zicht op de schat aan informatie die wij in bezit hadden.”
“De kennis ontbrak in de organisatie over de onderliggende infrastructuur en hoe dat was opgebouwd. Dat zorgde voor beperkingen op het gebied van schaalbaarheid en ontwikkeling. Daarom hebben we destijds een projectplan opgesteld en gezocht naar partijen die een schaalbare, onafhankelijke oplossing konden bieden die aansloot op onze bestaande data-architectuur.”
Data silo’s doorbreken
De vereisten voor de oplossing waren snel duidelijk, volgens De Witte. “We zochten naar een manier om data uit verschillende bronsystemen op één plek samen te brengen. Denk aan data uit ons studentinformatie-, HR, Service en Finance-systeem. Die informatie wilden we samenbrengen tot één geheel, om van daaruit tot gedetailleerde en/of integrale rapportages en dashboards te komen voor het college van bestuur, directeuren, onderwijsmanagers en andere stakeholders in onze organisatie. Het doel is om waardevolle informatie te bieden, die onze organisatie helpt om betere beslissingen te nemen en processen te verbeteren. Dit alle om blijvend de kwaliteit van ons onderwijs te verbeteren.”
Een flexibel en schaalbaar data platform
MBO Amersfoort had bovendien de wens om een beheersbare, flexibele en schaalbare data-omgeving te creëren. “We hadden behoefte aan een oplossing die mee kan groeien met de wensen en eisen van onze organisatie en het onderwijs. In een beheersbare omgeving, waarin we stapsgewijs steeds meer ruimte en vrijheid kunnen bieden voor nieuwe data-initiatieven binnen de organisatie. Maar wel op een manier waarbij we altijd weten wie er toegang heeft tot welke data en wat ermee gebeurt. Daarnaast wilden we de hosting in eigen beheer houden, binnen onze bestaande Microsoft Azure-omgeving”, aldus De Witte.
De aanpak: implementatie van het Data Platform voor Onderwijs
Na een intensieve selectieprocedure viel de keuze op het Data Platform voor het Onderwijs (DPO) van Macaw, ontwikkeld met de nieuwste Microsoft Azure cloud-technologie. “We hadden eveneens de optie om de bestaande BI-tooling te vernieuwen en daarmee door te gaan. We besloten echter om te kiezen voor een nieuwe start. Een nieuwe start die ons de mogelijkheid ga om een nieuwe keuzes te maken en soms rigoureus het oude over boord te gooien. ”, zegt De Witte. “Het implementatieproces begon met een grondige analyse van onze specifieke behoeften en vereisten. Macaw werkte nauw samen met onze organisatie om inzicht te krijgen in onze bestaande oplossing, processen en doelstellingen. Op basis van deze analyse werd een plan van aanpak gemaakt om het data platform stapsgewijs te implementeren.”
Drie-laags data platform: goud, zilver en brons
Het project werd gestart met Azure Fundamentals. “Het fundament van onze Azure-omgeving stond al. We hebben Macaw gevraagd om dit fundament te analyseren en verbeteringen door te voeren, om te zorgen voor een goede basis voor ons data platform.” Vervolgens startte Macaw met het implementeren van het DPO. “Het DPO is opgebouwd uit drie lagen: brons, zilver en goud. In de bronzen laag wordt de ruwe data vanuit onze bronsystemen ontsloten op basis van standaard koppelingen. In de zilveren laag wordt de data op basis van het common data model (gebaseerd op MORA, de referentiearchitectuur voor het MBO) ontkoppeld van de bronsystemen en gestructureerd met data modelling. Dat doen we om data uit verschillende systemen op elkaar aan te laten sluiten. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat we de student in het ene systeem hebben gedefinieerd als ‘leerling’ of ‘deelnemer’ en in het andere systeem als ‘student’. Daar willen we één lijn in trekken. Zo vertalen we ruwe data naar informatie die onze BI-experts vanuit de gouden laag op de juiste manier kunnen interpreteren en gebruiken. In de gouden laag wordt op een toegankelijke manier data beschikbaar gemaakt voor de organisatie in de vorm van modellen, rapportages en dashboards”, aldus De Witte.
Data validatie is key
Een belangrijk onderdeel voor de adoptie van het data platform was de validatie van data. De Witte: “Macaw heeft samen met mensen uit onze organisatie gekeken of alle data correct was. Kloppen de cijfers die je ziet? Waar zitten de afwijkingen en eventueel fouten? Waarom zijn de cijfers anders of verkeerd? Hoe kunnen we die data verbeteren? Door in gesprek te gaan, konden we stap voor stap de kwaliteit van de data in ons platform verbeteren. We kwamen soms fouten in data tegen waarvan we dachten dat we ze er allang uit hadden gehaald. Het was dus een zeer waardevol proces, waar de experts van Macaw ons uitstekend bij hebben ondersteund.”
Van ruim 300 naar 60 rapportages in PowerBI
Na de eerste fase waarin het DPO werd neergezet, zette MBO Amersfoort in fase 2 de migratie van de oorspronkelijke BI-tooling naar Microsoft Power BI in gang. “We hebben grondig geanalyseerd welke van de ruim 300 bestaande rapportages we konden uitzetten. Dat waren vooral de rapportages die niet of nauwelijks werden gebruikt of waarvan de output niet meer correct was. Uiteindelijk bleven er ruim zestig rapportages over, die we in drie maanden tijd opnieuw opgebouwd hebben naar PowerBI. Macaw heeft ons daarbij geholpen door onder andere de rapportages te ontwikkelen in onze huisstijl en autorisaties en rechten goed in te richten.”
“Wat we vooral zien, is dat we met het DPO veel meer vrijheid hebben in de manier waarop we omgaan met data, zonder dat we de regie verliezen” – Astrid de Witte (Hoofd Informatie Management).
Een solide data platform met zichtbare toegevoegde waarde
Inmiddels beschikt MBO Amersfoort over een solide data platform. In samenwerking met The Next School en Macaw werden ook twee dashboards ontwikkeld voor het college van bestuur, directeuren, onderwijsmanagers en studieloopbaanbegeleiders. “Daar zijn we erg trots op. Het is een mooie stap voor ons om meer data-ondersteund te werken. Met informatie die compleet, betrouwbaar en op tijd beschikbaar is voor onze organisatie. We zien door het project meer bewustwording over de toegevoegde waarde van informatie. Het enthousiasme groeit om meer informatie vorm te geven middels rapportages of dashboarding. Daarin maken we nu de keuze om dat gecontroleerd en in stapjes op te pakken. In de eerste stap laten we zien welke schat aan informatie we nu bezitten middels onze data encyclopedie en wellicht kan deze informatie breder ingezet worden. Uiteindelijk willen we er naartoe dat gebruikers zelf aan de slag kunnen met data, momenteel gebeurd dit met via onze data domein specialisten uit de verschillende ondersteunende afdelingen”, zegt De Witte.
Data platform maakt data steeds toegankelijker
“Wat we vooral zien is dat we met het DPO veel meer vrijheid hebben in de manier waarop we omgaan met data, zonder dat we de regie verliezen. Macaw heeft een beheersbare omgeving gecreëerd, die de data loskoppelt van de bronsystemen. Daardoor ontstaan tal van mogelijkheden om onze stakeholders te ondersteunen en alle processen rondom het onderwijs te verbeteren op basis van data. Zo hopen we data steeds toegankelijker te maken. Bovendien hebben we het platform technisch in eigen beheer en begrijpen we veel beter hoe ons platform is opgebouwd. We hebben zelf de kennis in huis om met het DPO-platform door te ontwikkelen en verminderen het risico op wildgroei aan data-initiatieven.”
Blijven doorontwikkelen als partners
Dankzij het traject heeft MBO Amersfoort een nieuwe kijk gekregen op hoe de onderwijsinstelling om wil gaan met data. De Witte: “We zijn voortdurend bezig om stappen te zetten. Bijvoorbeeld door nieuwe bronnen toe te voegen of andere datasets beschikbaar te stellen. Macaw blijft daarin voor ons een belangrijke partner en adviseur. Ze ondersteunen ons op het gebied van licenties, support en doorontwikkeling van het platform. Ze helpen ons als we een extra paar handen nodig hebben of als zaken te complex worden. Ze staan open voor nieuwe ideeën en werken heel open samen met onze andere partner The Next School. Dat is voor ons heel prettig werken!”
Ook stappen zetten om meer op data te sturen?
MBO Amersfoort is een mooi voorbeeld hoe een data platform je als onderwijsinstelling een stap verder kan helpen. Door data in één centrale omgeving te verzamelen, structureren en beschikbaar te stellen voor rapportages, dashboards en andere data-initiatieven. Het DPO maakt dat mogelijk. Wil jouw onderwijsinstelling ook meer gestructureerd en data-ondersteund werken? We helpen je graag!
