Over Schoeller Allibert
Schoeller Allibert is een internationale onderneming met een breed assortiment aan herbruikbare verpakkingsoplossingen, zowel standaard als op maat gemaakt. Het bedrijf biedt een uitgebreid productassortiment voor distributie, opslag en winkeldisplay. Bekende klanten zijn onder meer AB Inbev, BMW, GlaxoSmithKline, Unilever en iGPS. Het bedrijf heeft 2.000 medewerkers in dienst in dertien landen, voornamelijk in Europa, maar ook in Australië, de Verenigde Staten en Hongkong.
Uitdaging: beter samenwerken, communiceren en kennis delen
Schoeller Allibert is ontstaan uit een aantal fusies en overnames. Dit heeft geleid tot een zeer divers IT-landschap, waarbij de communicatie en samenwerking nog veel via e-mail en file shares verlopen. Schoeller Allibert werkte met on premises-versies van Exchange en SharePoint. Medewerkers hadden hun eigen netwerkschijf en afdelingen gebruikten een shared drive. Veel bestanden werden in de bijlage per mail naar elkaar verstuurd, waardoor mailboxen snel volliepen en documenten niet goed vindbaar waren.
Schoeller Allibert heeft als doel om dit te moderniseren, waarbij oplossingen in de cloud de voorkeur hebben. Het doel is om medewerkers productiever en efficiënter te laten werken door hen te ondersteunen met een platform voor communicatie, kennisdeling en samenwerking. Dit vormt op zijn beurt weer de basis voor het verhogen van de betrokkenheid bij klanten en dus de klanttevredenheid. Employee empowerment dus, om de klanttevredenheid te vergroten.
Schoeller Allibert formuleerde het zelf als volgt: “Help ons bij het implementeren van een veilig wereldwijd samenwerkings- en communicatieplatform, dat gepersonaliseerde inhoud mogelijk maakt en relevant is voor ons dagelijks werk voor nu en in de toekomst.”
Voordat Macaw in beeld kwam, liet Schoeller Allibert een aantal van haar medewerkers tijdens een pilot van een maand ervaring opdoen met zowel Google G Suite als Microsoft 365, om zodoende een keuze te kunnen maken. Die keuze viel, vanwege het gebruiksgemak en de integratiemogelijkheden, op een migratie naar Microsoft 365.
Met alleen een platform ben je er echter nog niet. Daarom zette Schoeller Allibert een partnerselectietraject uit, om te zorgen voor optimaal gebruik van het platform. Macaw legde bij haar voorstel de nadruk op adoptie en beheer. Het doel was om een gedragsverandering teweeg te brengen, opdat medewerkers op een andere manier gaan werken. De meeste voordelen van Microsoft 365 bereik je alleen als het platform deel uitmaakt van de dagelijkse routine en een echte verandering teweegbrengt in de manier waarop medewerkers communiceren, samenwerken en informatie met elkaar delen. Adoptie van Microsoft 365 is dus ontzettend belangrijk.
Aanpak: flexibel inspelen op veranderende omstandigheden
In oktober 2019 ging Macaw van start. De eerste van drie fases was de validate & prepare-fase. Die nam zo’n zeven weken in beslag en bestond er vooral uit om via interviews met relevante betrokkenen alle wensen in kaart te brengen en te valideren. Alles wat het bedrijf wilde bereiken werd vastgelegd, zodat Schoeller Allibert tijdens de uitvoering niet voor verrassingen zou komen te staan. Een governance plan, een communicatie/adoptieplan en een implementatieplan vormden het resultaat van deze fase, en tevens de basis voor het vervolg.
Daarna volgden, gedeeltelijk simultaan, twee fases. Bij personal productivity draaide het om het verhogen van de persoonlijke productiviteit door de adoptie van Office, Exchange en OneDrive for Business. Bij smart collaboration ging het om laagdrempelig, snel en efficiënt samenwerken met behulp van Teams. Gestart werd met de fase personal productivity, maar door de coronacrisis werd het collaboration-stuk extra relevant. Daardoor is fase 3 naar voren getrokken en zijn beide fases tegelijk uitgerold.
Door middel van digitale Teams-trainingen kreeg Macaw iedereen binnen Schoeller Allibert up-to-speed op het gebied van smart collaboration. Een belangrijke pijler van de adoptie is het aanstellen van champions: medewerkers die de kennis absorberen en verder uitdragen binnen de organisatie. Voor het gebruik van OneDrive en Teams werden gebruikers- en beheerderstrainingen gegeven. Ook is er een adoptieportaal gemaakt op basis van SharePoint Online, waar webinars, presentaties en trainingsmateriaal op terug te vinden zijn. In een Yammer-community kunnen medewerkers vragen stellen en elkaar vinden om kennis te delen.
In november 2020 zijn er 1100 medewerkers actief op het platform, naar volle tevredenheid van Schoeller Allibert. Vanuit Macaw waren gemiddeld vijf medewerkers betrokken bij het project, gericht op de kernonderdelen van de implementatie: adoptie, beheer en veiligheid. Inmiddels zijn beide fases afgerond en staat de vierde fase op stapel, die zich volledig richt op ‘smart communication’.
Resultaat adoptie Microsoft 365: productievere medewerkers
Een concreet resultaat is dat veel meer medewerkers Microsoft 365 zijn gaan gebruiken. Dagelijks maken 1000 medewerkers gebruik van het Microsoft 365-platform en ruim 800 personen van Microsoft Teams. Per dag vinden er meer dan 300 meetings en 800 1-op-1 calls via Teams plaats: medewerkers weten elkaar makkelijker te vinden. In korte tijd zijn er veel nieuwe teams aangemaakt, waarin ook actief wordt samengewerkt. Ook is het aantal mails met bijlagen sterk teruggedrongen en documenten worden steeds meer in de cloud opgeslagen. Daarnaast hebben medewerkers nu een optimaal ingerichte en goed beveiligde digitale werkplek. Overal wordt hetzelfde platform gebruikt, wat medewerkers niet alleen productiever maakt, maar ook zorgt voor het terugdringen van schaduw-IT.
Wat vond de klant?
Ronald Scheffers, verantwoordelijk voor de Microsoft 365-implementatie bij Schoeller Allibert: “Macaw dacht vanaf het begin van de samenwerking voor de lange termijn mee door onderwerpen als adoptie en governance aan te snijden. Ik heb Macaw ervaren als een partner die in staat is om goed te luisteren naar de wensen van een organisatie én kritisch te zijn waar nodig. In de samenwerking zijn ze duidelijk op zoek naar een match op persoonlijk vlak en de wil om er met elkaar meer van te maken. Dat werkte voor ons goed; wij stellen ook de mensen centraal.”
Meer weten over adoptie Microsoft 365?
Ben je op zoek naar een advies op maat of wil je een keertje sparren? Maak een afspraak of bel ons. Onze experts staan voor je klaar.
