De digitale werkplek ontwikkelt zich razendsnel. Met de introductie van Copilot door Microsoft zal deze trend alleen maar versnellen. Alleen al Microsoft Teams wordt dagelijks door meer dan 300 miljoen gebruikers ingezet. Dit benadrukt de groeiende behoefte aan een goed georganiseerde digitale werkplek die interne teams effectief ondersteunt bij hun samenwerking.
De uitdaging: channels en sites schieten als paddenstoelen uit de grond
Een gestroomlijnde manier van werken is essentieel om ervoor te zorgen dat gebruikers hun werk efficiënt kunnen blijven doen met Microsoft 365. Voor organisaties ligt de uitdaging in het beheersbaar houden van het aantal Teams, SharePoint-sites en Viva Engage-omgevingen, zonder dat dit ten koste gaat van de gebruikerservaring. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers altijd de juiste oplossing kiezen, zodat hun werkzaamheden zo efficiënt mogelijk kunnen plaatsvinden? De sleutel ligt in een gebruiksvriendelijk aanvraagproces, overzichtelijke governance- en gebruiksrapportages, en duidelijke afspraken over het gebruik van Microsoft 365. Op elke van deze drie vlakken heeft Macaw ervaring.
De Collaboration Request App: efficiëntie en beheersbaarheid
Macaw heeft de ‘Collaboration Request App’ ontwikkeld om een gebruiksvriendelijk aanvraagproces in te richten en de digitale samenwerking binnen organisaties toekomstbestendig te maken. De app creëert een efficiënt provisioningproces en draagt bij aan de interne beheersbaarheid van de Microsoft 365-omgeving. Hierdoor wordt informatie binnen Teams, SharePoint en Viva Engage beter vindbaar, wat leidt tot een efficiëntere manier van digitaal samenwerken.
Een compleet aanvraag- en goedkeuringstraject
De Collaboration Request App maakt het voor medewerkers eenvoudig om een omgeving binnen Microsoft 365 aan te vragen. Bovendien biedt de app ondersteuning bij het kiezen van de juiste samenwerkingsomgeving, zoals Teams, SharePoint of Viva Engage, op basis van de specifieke behoeften van de gebruiker. Op basis van specifiek ingestelde vragen binnen de app wordt een aanbeveling gedaan voor de meest geschikte samenwerkingsomgeving.
De app faciliteert het volledige aanvraag- en goedkeuringstraject rondom provisioning, van medewerkers tot HR en IT. Door transparantie en een uniforme manier van werken worden dubbele aanvragen met hetzelfde doel geminimaliseerd, wat de doorlooptijd van interne aanvragen aanzienlijk verkort.
Gebouwd op het Microsoft Power Platform
De Collaboration Request App is gebouwd op het Microsoft Power Platform, dat bekend staat om zijn flexibiliteit en schaalbaarheid. De app kan eenvoudig worden geconfigureerd op elke tenant, en door gebruik te maken van de standaardmogelijkheden van het Power Platform, is deze snel inzetbaar. Medewerkers kunnen de app gebruiken met hun standaard E1-, E3- of E5-licentie, aangezien de benodigde configuratie is uitgevoerd in SharePoint.
De voordelen van de Collaboration Request App
Samenwerking en experience
- Ondersteunt de interne en externe digitale samenwerking.
- Werkt zeer gebruiksvriendelijk voor elke medewerker.
- Is volledig te integreren in Teams.
- Begeleidt de medewerkers naar de juiste service en template voor de uit te voeren taak.
- Is meertalig.
Efficiëntie en beheer
- Bevordert een eenduidige werkwijze & structuur binnen Microsoft 365.
- Vereenvoudigt het beheer van Microsoft 365.
- Creëert overzicht: ‘niet meer vindbaar’ is verleden tijd.
- Ondersteunt Teams templates en SharePoint templates.
- Ondersteunt het toepassen van site designs en PnP-templates voor uitgebreide. templatescenario’s.
- Ondersteunt goedkeuringsworkflows, instelbaar per service of template.
- Ondersteunt het uitvragen van extra informatie per templateaanvraag.
Veiligheid en compliance
- Ondersteunt beveiliging door het inzetten van vertrouwelijkheidslabels.
- Ondersteunt lifecycle management door retentiebeleid.
- Ondersteunt audit-trail om terug te vinden wie, wat en wanneer heeft aangevraagd.
Flexibiliteit en Aanpasbaarheid
- Ondersteunt de branding van je organisatie.
- Is eenvoudig uit te breiden met nieuwe features (add-ons) of specifieke wensen.
- Ondersteunt de samenwerkingsomgeving met specifieke configuratie binnen de organisatie.
