Wat is knowledge management?
Knowledge management (kennismanagement) is het proces waarmee organisaties kennis verzamelen, organiseren, delen en effectief benutten. Dit omvat zowel expliciete kennis, zoals gedocumenteerde informatie, als impliciete kennis: vaardigheden, inzichten en ervaringen van medewerkers. Met een sterke knowledge managementstrategie creëer je een centrale plek waar kennis wordt vastgelegd en gedeeld, zodat deze toegankelijk blijft voor iedereen die het nodig heeft.
In een tijd waarin remote werken steeds gebruikelijker is en een vergrijzende workforce uitdagingen met zich meebrengt, is het essentieel om te voorkomen dat waardevolle bedrijfskennis verloren gaat. Met een goed ingerichte knowledge managementoplossing blijft kennis behouden en eenvoudig toegankelijk.
De voordelen van kennismanagement in de praktijk
- Verbeterde besluitvorming: Snelle toegang tot actuele en relevante informatie ondersteunt medewerkers bij het maken van onderbouwde keuzes.
- Meer efficiëntie en productiviteit: Verminder dubbel werk en optimaliseer processen door kennisdeling en het vastleggen van best practices.
- Innovatie stimuleren: Het delen van ideeën en ervaringen leidt tot nieuwe oplossingen en betere producten.
- Behoud van kritieke kennis: Voorkom kennisverlies bij het vertrek van medewerkers door kennis te documenteren en centraal beschikbaar te maken.
Knowledge management in 5 stappen
Bij Macaw helpen we jouw organisatie om alle kennis op één plek te verzamelen en optimaal te benutten. Dit doen we in vijf stappen:
- Richtlijnen opstellen: Samen ontwikkelen we workshops rondom onderwerpen als governance, compliance, security en adoptie.
- Grip krijgen op kennis: Nieuwe documenten worden vanaf nu volgens duidelijke richtlijnen toegevoegd. Onze Collaboration Request App helpt hierbij.
- Status quo analyseren: We inventariseren dubbele documenten, verouderde versies en overbodige informatie.
- Opschonen: Slimme tools bieden teams eenvoudig documenten beoordelen en keuzes maken om deze te behouden, archiveren of verwijderen.
- Richtlijnen toepassen: Sensitivity labels, bewaartermijnen en notificaties zorgen ervoor dat jouw kennisomgeving up-to-date blijft.
Waarom SharePoint de basis is
Veel organisaties maken al gebruik van Microsoft SharePoint, maar benutten dit niet optimaal. William Vroegindewey, Employee Experience Consultant bij Macaw, zegt: “Interne kennisdeling hoeft geen bottleneck te zijn. SharePoint, gecombineerd met PowerApps en AI, biedt alles wat je nodig hebt voor een future-proof kennisomgeving waar medewerkers snel de juiste informatie vinden.”
De sleutel tot succes: Adoptie
Een succesvol kennismanagement systeem staat of valt met het gebruik ervan. William legt uit: “Kennisdelen is niet altijd vanzelfsprekend. Wat voor jou vanzelfsprekend is, kan voor een ander waardevolle informatie zijn. Daarom betrekken we gebruikers vanaf het begin, zodat knowledge management leuker en makkelijker wordt.”
Samen met Macaw naar de toekomst
Bij Macaw hebben we tientallen succesvolle projecten op het gebied van kennismanagement uitgevoerd, onder andere voor Eneco en Schoeller Allibert. Onze aanpak combineert technologie en menselijke betrokkenheid, zodat jouw organisatie klaar is voor de toekomst.
Wil je meer weten over wat knowledge management voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op met onze Employee Experience Consultant, William Vroegindewey
