Je bent wat je weet
Organisatorische kennis omvat een breed scala aan informatie, van expliciet tot impliciet en van individueel tot collectief en procedureel. Al deze kennis is van onschatbare waarde. Het vormt het fundament waarop je bedrijf is gebouwd, stelt je in staat om te doen wat je vandaag doet en bepaalt je concurrentiepositie van morgen.
Wat is Knowledge Management?
Simpel gezegd haal je met knowledge management die oh-zo-belangrijke kennis uit de hoofden en devices van je mensen, en zorg je ervoor dat deze op een goed-beheerde online omgeving staat. Zeker nu we meer remote werken, en te maken hebben met een vergrijzende workforce, is het belangrijk om jarenlange ervaring en in-depth bedrijfskennis niet verloren te laten gaan, maar op één centrale locatie beschikbaar te maken. Gelukkig kan Macaw je hierbij helpen!
In 5 stappen alle kennis op één plek
In vijf stappen zetten we samen een kennis omgeving op. Een plek waar de meest up-to-date kennis altijd eenvoudig te vinden is. Bovendien weet je door goed-ingericht document management dat de informatie van goede kwaliteit is, wordt bewaard volgens afgesproken bewaartermijnen en alleen toegankelijk is voor een vooraf gedefinieerde groep mensen.
- Richtlijnen: voordat we de bak met documentatie induiken, stellen we met elkaar richtlijnen voor de nieuwe omgeving op. Middels workshops geven we invulling aan onderwerpen als security, governance, compliance, migratie en adoptie.
- Grip krijgen op kennis: daarna starten we met een stukje beheer. Nieuwe documenten kunnen vanaf nu alleen worden toegevoegd als ze voldoen aan de nieuwe eisen. Om dit te waarborgen gebruiken we o.a. een door ons ontwikkelde tool, de Collaboration Request App
- Status quo: na deze twee belangrijke stappen, is het tijd om het net op te halen. Hoeveel documenten zwerven er momenteel binnen jouw organisatie? We kijken vooral naar dubbele documenten, verschillende versies en verouderde informatie.
- Opschonen: na deze analyse starten we met het opschonen, onder andere door te ontdubbelen. Omdat wij niet voor onze klanten beslissen of een document waardevol is of niet, hebben we een slimme tool ontwikkeld waarmee teams zelf snel door documenten scrollen en de keuze maken een document te behouden, archiveren of weg te gooien.
- Richtlijnen toepassen: tot slot zorgen we dat de eerder opgestelde richtlijnen op alle documenten worden toegepast, denk aan het toevoegen van sensitivity labels of het automatiseren van notificaties, bijvoorbeeld wanneer een bewaartermijn is verstreken.
SharePoint: de basis voor succes
Aan de basis van Macaw’s kennismanagement oplossing ligt SharePoint. Een dienst waar het gros van de bedrijven al mee werkt. William Vroegindewey, Employee Experience Consultant bij Macaw, zegt hierover: “Vormt interne kennisdeling een bottleneck, dan is SharePoint het Microsoft-product bij uitstek om dit op te lossen. Veel van onze klanten betalen al voor deze dienst, maar benutten deze nog niet volledig omdat ze niet weten wat er mogelijk is en hoe je dat inricht. En dat is waar wij om de hoek komen kijken. Knowledge management valt of staat bij de kwaliteit van je documenten. Dus daar zorgen we eerst voor. Daarna bouwen we met SharePoint, PowerApps, en soms AI, een future-proof omgeving waar mensen snel de juiste informatie kunnen vinden.”
Adoptie is key
Voor iedere Employee Experience oplossing geldt hetzelfde: de waarde ervan wordt bepaald door het gebruik. Vroegindewey: “In veel gevallen moet bij bedrijven een knop om. Kennisdelen is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Wat jij al 20 jaar doet, is voor jou niet meer bijzonder. Waarom zou je dat dan delen? Daarom betrekken we gebruikers vanaf het begin. Onze taak is om kennismanagement voor iedereen leuker en makkelijker te maken, en daar hoort ook het begeleiden van de adoptie bij.”
Werken wordt makkelijker én leuker met Macaw!
In de afgelopen decennia hebben we bij Macaw hele gave Employee Experience projecten mogen leiden. Onder andere voor Eneco (link) en Schoeller Allibert (link). Naast dat we daar natuurlijk hartstikke trots op zijn, hebben deze samenwerkingen ook gezorgd dat we, zowel in de diepte als in de breedte, enorm veel kennis en ervaring hebben opgedaan.
Bij Macaw snappen we hoe we met technologie waarde kunnen leveren aan bedrijven, en in het specifiek aan werknemers. Wil je met ons in gesprek over jouw Employee Experience? Neem contact op met Macaw’s Employee Experience Consultant, William Vroegindewey
